論規(guī)章制度在企業(yè)管理中的重要性

時間：2012.06.06 來源：市物協(xié)

文呂合強
????? 《勞動合同法》實施一年多以來，“勞動爭議”、“員工勝訴”案件明顯增加。據(jù)媒體報道和對各省市勞動爭議仲裁委員會、法院的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一年多來全國各省市勞動糾紛均持續(xù)高速增加，而且在絕大多數(shù)情況下，企業(yè)在勞動糾紛中是敗訴的。企業(yè)敗訴的原因是很多的，一則從《勞動合同法》的立法宗旨看，其本身是一個傾斜性立法，傾向于保護員工一方面的利益，企業(yè)相應(yīng)地承擔(dān)了一定的法律風(fēng)險；二則員工維權(quán)意識不斷增強，只要有證據(jù)支持，其仲裁或訴訟請求基本上都能得到支持。再則是因為企業(yè)的規(guī)章制度不完善、不合法，企業(yè)據(jù)此做出的對員工的管理行為、處罰決定不被法院認可，從而導(dǎo)致企業(yè)敗訴，這一點在大多數(shù)情況下是導(dǎo)致企業(yè)敗訴的最主要原因。因此，規(guī)章制度對于企業(yè)來說是非常重要的，規(guī)范有效的規(guī)章制度可以被仲裁庭或法院認可并作為審理審理案件的依據(jù)，支持企業(yè)的訴訟主張，規(guī)范合法的規(guī)章制度是企業(yè)有效預(yù)防和應(yīng)對勞動爭議的重要手段。
一、企業(yè)規(guī)章制度理論淺析
現(xiàn)有的法律法規(guī)關(guān)于企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)定并不是很多?！秳趧雍贤ā返?條是比較具體的規(guī)定，除此之外，《全民所有制工業(yè)企業(yè)法》、《城鎮(zhèn)集體所有制企業(yè)條例》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)法》、《公司法》等法律法規(guī)也都對企業(yè)制定規(guī)章制度有所規(guī)定。所謂勞動規(guī)章制度，是指企業(yè)根據(jù)國家法律法規(guī)并根據(jù)企業(yè)自身特點制定的，明確勞動條件，調(diào)整勞動關(guān)系，規(guī)范勞動關(guān)系當(dāng)事人行為的各種規(guī)章、制度的總稱，其一般表現(xiàn)為管理制度、操作規(guī)程、勞動紀(jì)律和獎懲辦法等，其主要內(nèi)容包括勞動合同管理、工資管理、社會保險、福利待遇、工時休假、職工獎懲以及其他勞動管理等。從法理角度而言，作為企業(yè)的單方法律行為，規(guī)章制度并不是法律，但卻對企業(yè)和勞動者產(chǎn)生法律約束力，在某種程度上相當(dāng)于企業(yè)內(nèi)部的“法律”，貫穿于企業(yè)的整個用工過程，是企業(yè)行使管理權(quán)、合同解除權(quán)的重要依據(jù)。根據(jù)《勞動合同法》第38條第4款的規(guī)定，如果用人單位的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定，損害勞動者權(quán)益的，勞動者可以解除勞動合同。根據(jù)《勞動合同法》第39條第2款的規(guī)定，勞動者嚴重違反用人單位的規(guī)章制度的，用人單位可以解除勞動合同。據(jù)上述兩款，用人單位和勞動者都可以規(guī)章制度為依據(jù)，主張解除勞動合同。從規(guī)章制度的內(nèi)容看，它可以說涵蓋了企業(yè)的方方面面，企業(yè)對員工的管理、獎懲、辭退都與規(guī)章制度相關(guān)，勞動爭議糾紛可以說就是關(guān)于廣義上的規(guī)章制度的糾紛。
既然規(guī)章制度涉及企業(yè)與員工之間爭議大部分范圍，那么什么樣的規(guī)章制度是合法有效的，從而可以作為審理勞動爭議案件的依據(jù)之一呢？根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第19條的規(guī)定，用人單位通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。該條從司法角度明確了用人單位規(guī)章制度合法有效的三個要件：合法性要求、程序性要求、公示性要求。
1、合法性要求
規(guī)章制度的合法性包括內(nèi)容合法和程序合法兩個方面。內(nèi)容合法是指規(guī)章制度必須在現(xiàn)行法律的框架之內(nèi)進行制定，不能違反現(xiàn)行法律法規(guī)。這里的“合法”應(yīng)作廣義的理解，指符合所有的法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，具體包括：憲法、法律、行政法規(guī)、地方法規(guī)、民族自治地方還要依據(jù)該地方的自治條例和單行條例，以及關(guān)于勞動方面的行政法規(guī)，其內(nèi)容不能與現(xiàn)行法律法規(guī)、社會公德相背離。任何有違法律法規(guī)的規(guī)定在實際中都不能作為有效的根據(jù)。規(guī)章制度還不得違反公序良俗。程序合法是指規(guī)章制度的制定必需符合法律規(guī)定的程序，如規(guī)章制度必須是有權(quán)部門制作批準(zhǔn)，對于法律規(guī)定必須經(jīng)過職代會或職工大會及法律規(guī)定的其他民主形式通過的還必須按法定的民主程序制定。規(guī)章制度不僅要在制定時保證它的合法性，隨著企業(yè)的發(fā)展和法律環(huán)境的變化，規(guī)章制度也要相應(yīng)地進行調(diào)整、補充、更新，否則當(dāng)脫節(jié)的規(guī)章制度遭遇到新情況的時候，企業(yè)就不可能拿出合理的依據(jù)維護自己的利益。
2、程序性要求
只有根據(jù)科學(xué)合理的規(guī)章制度制作程序，才能真正制定出優(yōu)秀的規(guī)章制度。好的規(guī)章制度的制定一般要經(jīng)歷以下幾個階段：
（1）規(guī)章制度需要的形成。管理人員對企業(yè)現(xiàn)狀進行分析、預(yù)測，提出哪些制度需要確立，哪些需要變更。（2）審查、立項。（3）起草。制度的具體撰寫，要以企業(yè)現(xiàn)實和《勞動合同法》及國家法律法規(guī)為根據(jù)。（4）討論批準(zhǔn)。交有關(guān)部門如工會組織討論、協(xié)商，這是保證規(guī)章制度合法有效性的前提條件，也是反映廣大職工意愿，確保規(guī)章制度必須體現(xiàn)權(quán)利與義務(wù)相一致、勞動者利益與勞動效益并重、獎勵與懲罰結(jié)合的實現(xiàn)。在這一參與過程中，工會要廣泛征求廣大職工的意見，最低限度地反映和表達職工的意見。（5）公示。
3、公示性要求
公示是規(guī)章制度生效的必要條件，必須向全體員工公示，否則不對員工產(chǎn)生效力。公示的形式應(yīng)為書面形式或電子文件形式，常見的有員工手冊發(fā)放法、會議宣傳法、勞動合同約定法、傳閱法等。
二、企業(yè)規(guī)章制度需要注意的問題及應(yīng)對策略
法律法規(guī)關(guān)于規(guī)章制度的諸多條文大都是原則性規(guī)定，太過籠統(tǒng)，不具有可操作性和實用性，加之企業(yè)自身情況千差萬別，管理水平參差不齊，規(guī)章制度自是五花八門，高下不一，體現(xiàn)在勞動爭議糾紛實踐中自然是問題多多。具體而言，有以下幾個需要注意的問題。
1、規(guī)章制度的制定主體要適格。
經(jīng)常存在由企業(yè)的某個部門制定規(guī)章制度的現(xiàn)象，通常會存在無效的法律風(fēng)險，在勞動仲裁及法院審理實踐中不被采納。因此在規(guī)章制度制定主體上要嚴格要求，應(yīng)由人事部門負責(zé)起草和撰寫。
2、規(guī)章制度要符合合理性的要求。
規(guī)章制度除了要具備合法性之外，還應(yīng)做到科學(xué)、合理性?！秳趧雍贤ā芬?guī)定員工如果嚴重違反用人單位的規(guī)章制度或者嚴重失職，營私舞弊，給用人單位造成重大損失的，用人單位可以解除勞動合同。但法律并沒有對什么是“嚴重違紀(jì)”和“重大損失”做出具體的規(guī)定，這些都需要用人單位在規(guī)章制度中做出明確、具體的規(guī)定。企業(yè)如果不予界定或界定不合理，界定權(quán)就交給仲裁機構(gòu)或法院，企業(yè)失去主動權(quán)，多一層敗訴風(fēng)險。企業(yè)如何把握好合理和不合理的“度”是一個難點，因為這是相對而言。一般情況下，如果這個規(guī)章制度能被企業(yè)的大多數(shù)員工認同，那就是合理，如果大多數(shù)員工認為不合理，那么這個規(guī)定就存在問題。
具體到操作層面，企業(yè)經(jīng)常會利用“嚴重違紀(jì)”辭退勞動者，為防范法律風(fēng)險，企業(yè)制定規(guī)章制度時，要對違紀(jì)員工的處罰細化、量化，即企業(yè)根據(jù)不同崗位要求將“嚴重違紀(jì)”、“重大損失”細化、量化。所謂細化，是指全面列舉違規(guī)行為的具體表現(xiàn)，最后使用兜底條款，如“公司認定的其他違紀(jì)行為”。所謂量化，是指在程度上盡量使用客觀的數(shù)字說明、描述相應(yīng)的行為。在明確哪些行為構(gòu)成“嚴重違紀(jì)”時，不能將一個小小的過錯界定為“嚴重違紀(jì)”，可以通過嚴密的邏輯結(jié)構(gòu)讓一系列行為過錯不斷升級。如3次輕度違紀(jì)為1次中度違紀(jì)，5次輕度違紀(jì)為一次嚴重違紀(jì)。嚴重失職、營私舞弊造成單位重大損失的，也應(yīng)在規(guī)章制度中明確，不要使用“凡給公司造成嚴重經(jīng)濟損失的行為”，而應(yīng)使用“給公司造成經(jīng)濟損失達2000元以上者”。在懲罰的程序和級別上分為口頭警告、書面警告等。凡是違紀(jì)處罰，一定要有書面記錄，即使是口頭警告，也需有書面記錄，并在員工檔案中保存。
3、要適當(dāng)處理好規(guī)章制度與勞動合同的關(guān)系。
勞動合同是勞動者與用人單位就勞動權(quán)利和義務(wù)達成的協(xié)議，如果不違反法律法規(guī)，一經(jīng)訂立就具有法律約束力。規(guī)章制度是用人單位一方制定的，單位不能通過規(guī)章制度單方面變更勞動合同的設(shè)定，如果與勞動合同沖突或者不一致，或者增加勞動者義務(wù)，除非勞動者認可，否則無效。企業(yè)在制定規(guī)章制度時還要明確，哪些是應(yīng)該寫在勞動合同里的，哪些是應(yīng)該寫在規(guī)章制度里的，這關(guān)系到可操作性的問題?？梢园岩?guī)章制度中一些較為敏感的或職代會難以通過的內(nèi)容，移植到勞動合同中，在勞動合同中具體說明，這樣應(yīng)該就可以減少企業(yè)和工會組織之間的矛盾?；蛘?，還可以把規(guī)章制度作為勞動合同的附件，并約定附件與勞動合同具有同等的效力。
4、在執(zhí)行規(guī)章制度實現(xiàn)企業(yè)管理過程中，做到細化和書面化，使證據(jù)留存。
制定規(guī)章制度的目的是為了在企業(yè)管理過程中予以執(zhí)行，實現(xiàn)管理目的。規(guī)章制度的“立法”固然重要，規(guī)章制度的“執(zhí)法”過程更為重要，而正是在執(zhí)行過程中，企業(yè)在許多具體細節(jié)方面由于不擅長證據(jù)保留工作，同樣承擔(dān)了許多原本不需承擔(dān)的法律風(fēng)險。如企業(yè)因員工違反規(guī)章制度而解雇員工時，常常拿不出有力的書面證據(jù)，被仲裁庭或法庭判定為違反《勞動合同法》，從而面臨敗訴。企業(yè)在因各種原因解雇員工時應(yīng)注意保留辭職性文件、員工拒絕簽合同的書面證據(jù)，在協(xié)商解除時應(yīng)在解除合同協(xié)議中注明勞動者提出協(xié)商解除；避免非法解雇，由專職人員或律師嚴格按法律程序處理。在離職交接時應(yīng)有認可離職的書面說明，同時出具離職證明；應(yīng)予以轉(zhuǎn)移員工的檔案和社會保險。因此，企業(yè)在實施規(guī)章制度的各個環(huán)節(jié)，一方面應(yīng)嚴格按照規(guī)章制度的規(guī)定作出企業(yè)管理行為，一方面應(yīng)注意保留相關(guān)的書面證據(jù)，這樣在面臨訴訟時，可從容應(yīng)對，最大限度地維護自己的利益。
三、規(guī)章制度對企業(yè)管理的重大意義
從上文論述中，我們可以看出，規(guī)章制度對于企業(yè)是非常重要的。最直接的影響即是如果企業(yè)的規(guī)章制度不規(guī)范合法，則不會被仲裁庭或法庭采納作為審理案件的依據(jù)，企業(yè)對員工的相關(guān)處理決定即被認定為違法，必然敗訴。從企業(yè)的利益角度來看，這肯定不是其所希望的，為企業(yè)利益計，規(guī)章制度的完善和規(guī)范也是非常必需的。一套完善的規(guī)章制度是企業(yè)規(guī)范化、制度化管理的基礎(chǔ)和重要手段，它在勞動關(guān)系中能起到正面的教育、引導(dǎo)作用和反面的警戒、威懾作用。同時，更為重要的，它是有效預(yù)防和應(yīng)對勞動爭議的重要手段之一。一個不夠完善的規(guī)章制度，往往成為企業(yè)與員工之間勞動爭議的定時炸彈和導(dǎo)火索，甚至成為企業(yè)最終敗訴的關(guān)鍵原因。因此，通過建立規(guī)范合法的規(guī)章制度，可構(gòu)筑起運用法律手段維護企業(yè)利益的屏障?！秳趧雍贤ā凡⒎侵槐Ｗo勞動者，不保護企業(yè)。從長遠觀之，守法企業(yè)的利益必然也會得到維護。
易才集團人力資源發(fā)展研究中心主任翟繼滿提出，“企業(yè)管理，成于轉(zhuǎn)型，毀于規(guī)避。”如果企業(yè)總是試圖規(guī)避法律法規(guī)，其發(fā)展空間必然是有限的，如果以《勞動合同法》為契機，通過規(guī)范企業(yè)規(guī)章制度，那就很容易完成從傳統(tǒng)企業(yè)向現(xiàn)代企業(yè)的漂亮轉(zhuǎn)身，實現(xiàn)企業(yè)的法治化管理。眾所周知，我國的市場經(jīng)濟極不完善，我國的企業(yè)大多以勞動密集型產(chǎn)業(yè)為主，屬低成本勞動力市場。隨著《勞動合同法》的頒布實施，加之我國加入WTO及貿(mào)易一體化進程的加快，過去那種單純采用“人事管理”服務(wù)理念、以壓縮成本為主要訴求的模式已成為目前現(xiàn)代企業(yè)制度的頑疾。企業(yè)應(yīng)及早調(diào)整自身的戰(zhàn)略理念及組織管理思路，轉(zhuǎn)變原來企業(yè)管理的狹隘定位，《勞動合同法》就會成為企業(yè)處理勞動關(guān)系的一種良好契機，實現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代升級。
當(dāng)前的社會是和諧的社會，企業(yè)是社會的重要組成部分，其對員工、對社會承擔(dān)著法律上的義務(wù)和道義上的責(zé)任，對企業(yè)做出貢獻的員工理應(yīng)受到經(jīng)濟上的待遇，這對提高企業(yè)的社會責(zé)任感具有很大的作用，市場不和諧，企業(yè)豈能獨善其身？企業(yè)有責(zé)任承擔(dān)社會問題的解決和改進，而并不是一味地追求自身的利潤。如果說社會之中最廣大的公民階層——勞動者的利益得不到保證，那么，企業(yè)發(fā)展的意義也無從談起。通過規(guī)章制度的規(guī)范和完善，會促使企業(yè)建立長期雇員策略，完善合理的人力資源結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)換經(jīng)營方式，提高綜合競爭力，形成良好的企業(yè)理念與企業(yè)文化，并培養(yǎng)企業(yè)的社會責(zé)任與道德價值觀。因此，企業(yè)規(guī)章制度的規(guī)范和完善對于和諧社會的建設(shè)可謂功莫大焉。
企業(yè)發(fā)展的根本問題、核心問題是人的問題，規(guī)章制度的目的就是要達到：如何留住核心員工，如何建立退出機制，規(guī)范從招人到培訓(xùn)、用人、留人和裁人各個環(huán)節(jié)的流程。企業(yè)必須建立健全與市場經(jīng)濟相適應(yīng)的規(guī)章制度，形成上下結(jié)合、縱橫連鎖的制度體系，做到人人有專責(zé)，事事有標(biāo)準(zhǔn)，使企業(yè)管理科學(xué)化、、規(guī)范化、制度化，依法建立科學(xué)、規(guī)范的經(jīng)營決策機制?！秳趧雍贤ā返膶嵤?，在短期內(nèi)，會給企業(yè)帶來一定的壓力，但這是我國勞動關(guān)系法治化、規(guī)范化所必須付出的。我們深信，這種規(guī)范最終會惠及企業(yè)、勞動者、社會等方方面面。
作者單位：山東豪才律師事務(wù)所
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