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物業(yè)管理投標(biāo)運作之一：獲取信息

時間：2010.06.06 來源：市物協(xié)

??物業(yè)管理的行業(yè)特點，決定了物業(yè)管理企業(yè)的生存必須建立在市場競爭的基礎(chǔ)上，因此開拓市場已經(jīng)成為物業(yè)管理企業(yè)的共識。在激烈的市場競爭中如何把握機遇，爭取有力地位，獲取一份蛋糕，是物業(yè)管理企業(yè)不斷探討的問題。筆者幾年來一直從事物業(yè)管理市場拓展工作，結(jié)合自身的經(jīng)驗淺談一下物業(yè)管理投標(biāo)工作的首要環(huán)節(jié)——獲取信息。獲取信息是一項基礎(chǔ)性工作，是物業(yè)項目拓展的第一步，項目信息把握得越早，就能夠為投標(biāo)爭取到更多的時間。此階段工作主要包括三個方面，信息的獲取、甄選和跟蹤。
一、信息的獲取
（一）定期做市場調(diào)查
物業(yè)管理企業(yè)要在市場競爭中立于不敗之地，必須密切關(guān)注市場的發(fā)展?fàn)顩r。只有全面、系統(tǒng)地了解和掌握市場的發(fā)展動向，才能制定出正確的戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展目標(biāo)和經(jīng)營計劃。筆者所在的公司每年都要對市場進行一次全面調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括在建項目和已有項目，物業(yè)類型涵蓋住宅、機關(guān)、辦公、學(xué)校、醫(yī)院等各類物業(yè)，還要對項目周邊的消費狀況、行業(yè)環(huán)境和競爭對手的發(fā)展?fàn)顩r進行調(diào)查分析，形成詳細的信息調(diào)查報告和信息記錄，并對項目的面積、地址、建設(shè)單位、聯(lián)系人等詳細的登記。通過市場調(diào)查的方式獲取信息具有難度大、成本高的特點，猶如大海撈針。但這些信息往往時間比較早，有充分的時間和甲方溝通，便于及早了解對方對物業(yè)管理的態(tài)度和動向，盡早介入到投標(biāo)過程中。另外，市場調(diào)查不僅僅是獲取信息，也是物業(yè)管理企業(yè)市場拓展所從事的一項基本工作，為公司制定發(fā)展戰(zhàn)略提供重要的參考依據(jù)。
（二）從公共媒體獲取招標(biāo)信息
公開招標(biāo)的項目大多會選擇在公共媒體上發(fā)布招標(biāo)信息。常見的媒體有報紙和網(wǎng)站。比如我省最大的平面媒體《齊魯晚報》每周都有政府采購信息專欄。國內(nèi)某些專業(yè)網(wǎng)站也會刊登一些招標(biāo)信息，如中國招投標(biāo)網(wǎng)、山東省政府采購網(wǎng)、山東物業(yè)管理網(wǎng)等，大家應(yīng)多注意通過網(wǎng)絡(luò)的渠道獲取有價值的招標(biāo)信息，企業(yè)也可以選擇跟網(wǎng)站友好合作。這種方式獲取招標(biāo)信息相對容易，成本低。但從發(fā)布信息到開標(biāo)的時間往往都比較緊迫，企業(yè)既要利用有限的時間勘查現(xiàn)場、論證項目、制作標(biāo)書，還要跟招標(biāo)人的及時溝通，因此，會因時間緊張而出現(xiàn)投標(biāo)盲目的狀況，企業(yè)對投標(biāo)的把握性差、命中率低。
（三）客戶主動聯(lián)系
采取邀標(biāo)方式選聘物業(yè)管理企業(yè)的，及委托招標(biāo)代理機構(gòu)運作招標(biāo)的一些項目，會主動邀請企業(yè)參加。筆者所在的企業(yè)近幾年收到不少招標(biāo)邀請，他們有的是通過網(wǎng)絡(luò)搜索進入我公司網(wǎng)站的，有的是考察證實了公司在管項目實力后進而與我們聯(lián)絡(luò)的，還有招標(biāo)公司直接跟我們聯(lián)系的等等。做到這一點，需要依靠公司的品牌感召力、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和有效的宣傳，需要提高公司在行業(yè)內(nèi)的知名度，提高在業(yè)主心目中的知名度，只有產(chǎn)生出"未見其人，先聞其聲"的品牌效應(yīng),才能吸引更多的選擇目光。在未來的市場中，企業(yè)要注重提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)來塑造公司的品牌。同時做好公司的有效宣傳工作也很有必要，例如多參加行業(yè)活動，制作公司網(wǎng)站并進行很好的推廣以便被各大搜索引擎收錄等。
（四）他人提供
企業(yè)參與競爭，內(nèi)部要建立有序的競爭和淘汰機制，要有公正的評價與分配制度。競爭是活力之源，市場的競爭力實際是從企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)出來的。眾人拾柴火焰高，經(jīng)驗證明群眾的力量是無窮的。企業(yè)要加快發(fā)展的步伐，積極的發(fā)動員工和朋友獻計獻策提供市場信息不失為一種好的選擇。這種方式提供的信息，往往更便于跟業(yè)主的溝通，可以直接了解招標(biāo)人的招標(biāo)意圖和整體構(gòu)想，因此投標(biāo)把握性大，成功率高。要確保此項工作順利的開展，需要企業(yè)建立一套持續(xù)的市場激勵機制，正確的引導(dǎo)和激勵此項工作持續(xù)不斷的發(fā)展下去。
二、信息的甄選
物業(yè)企業(yè)在甄選信息時，要根據(jù)實際情況，選擇科技含量較高、社會信譽度較好，成規(guī)模、上檔次的高層大廈、住宅小區(qū)或者機關(guān)單位實施物業(yè)管理。對于基礎(chǔ)設(shè)施不健全、物業(yè)管理費過低、維修基金不到位、社會信譽較差、業(yè)主委員會糾纏不清及物業(yè)市場不完善地區(qū)的項目應(yīng)遠離，防止造成不應(yīng)有的損失。南方一些業(yè)內(nèi)老牌物業(yè)公司有幾不接，例如面積低于多少平方米的小區(qū)不接等等，這就是公司的市場拓展信息甄選和公司發(fā)展的戰(zhàn)略原則。一般講，看到招標(biāo)公告后，可立即派人前往查閱招標(biāo)文件，不必先購買。應(yīng)先了解商務(wù)及技術(shù)方面的要求，對獲取的信息要進行仔細的論證和甄選，結(jié)合自身情況再決定是否參與投標(biāo)。
信息甄選一般參考以下幾個方面：
（一）經(jīng)濟效益。盈利是企業(yè)生存的自然法則，勿庸置疑項目的盈利能力是我們甄選信息的首要條件，我們盡可能的把精力重點放在盈利能力強、效益較高的項目中去，比如大型高檔寫字樓、高檔小區(qū)等。
（二）社會價值。有些項目社會價值相對較高，比如人員流動量大的飛機場、火車站、醫(yī)院，為這些項目提供物業(yè)服務(wù)無異于是公司的免費廣告，可擴大公司的社會影響力和品牌的知名度。
（三）政治意義。有些項目面積并不大，經(jīng)濟效益和社會價值并不明顯，但有非常強的政治意義。譬如某公司在打入某市開發(fā)區(qū)市場時候，首先奪得了開發(fā)區(qū)管委會的辦公樓物業(yè)管理權(quán)，雖然項目面積較小，沒有太多的經(jīng)濟和社會價值，但有相當(dāng)強的政治意義，承接管委會等于抓住了開發(fā)區(qū)的心臟。
三、信息的跟蹤
有些項目在我們獲得信息和發(fā)布招標(biāo)文件之間往往有較長的時間，個別項目甚至長達1到2年。在實踐中往往出現(xiàn)信息跟丟的情況，雖然我們已經(jīng)和業(yè)主方進行了初步的接觸，但在招標(biāo)的時并未邀請我們參與，致使我們錯過機會，釀成遺憾。原因多在于平時信息跟蹤工作疏忽，長時間未跟對方進行聯(lián)系或者對方分管領(lǐng)導(dǎo)入住工作頭緒多顧不上等原因所致。因此，獲得項目信息之后，就應(yīng)該積極與招標(biāo)方建立聯(lián)系，爭取在招標(biāo)通告前，甚至在項目進行評估和可行性研究的階段介入，及早了解招投標(biāo)者對物業(yè)管理的設(shè)想和安排。信息的跟蹤一定要有不到黃河心不死的決心，要根據(jù)項目的進度確定頻率定期進行聯(lián)絡(luò)，尤其是項目接近收尾準備招標(biāo)階段，更應(yīng)該增加聯(lián)絡(luò)的頻率。
近幾年房地產(chǎn)業(yè)持續(xù)高溫、高校新校蓬勃發(fā)展和機關(guān)后勤改制不斷深入，為物業(yè)管理的生存和發(fā)展創(chuàng)造了更加廣闊的空間，為企業(yè)帶來極大的發(fā)展機遇，把物業(yè)管理的市場競爭一次次推向白熱化。物業(yè)管理企業(yè)要抓住市場契機，通過扎實的信息積累工作，為企業(yè)大發(fā)展夯實基礎(chǔ)。
作者系潤華集團山東物業(yè)管理有限責(zé)任公司總經(jīng)理助理
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