物業(yè)管理投標(biāo)運作之二：項目勘查

時間：2010.06.06 來源：市物協(xié)

開標(biāo)就是開戰(zhàn)，物業(yè)管理企業(yè)購買了招標(biāo)文件就等于獲得了入場卷，如何在競爭中打的更漂亮，脫穎而出一舉中標(biāo)，有一句話說的好，機會總是留給有準(zhǔn)備的人。做好充分的項目勘查工作，是投標(biāo)勝出很重要的因素。物業(yè)公司成立投標(biāo)小組要對招標(biāo)文件進(jìn)行詳細(xì)研究，對現(xiàn)場翔實考察和答疑，對業(yè)主構(gòu)成、開發(fā)商及競爭對手等進(jìn)行調(diào)查，為投標(biāo)書制作和報價編制奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)投標(biāo)決策提供科學(xué)依據(jù)。
一、?仔細(xì)研究招標(biāo)文件
招標(biāo)書好比宣戰(zhàn)書，是制作標(biāo)書和投標(biāo)活動的基本依據(jù)，對項目情況及投標(biāo)的要求進(jìn)行了詳細(xì)。因此，一定要認(rèn)真研究招標(biāo)書的每一個條款，按照標(biāo)書要求準(zhǔn)備資料，編制投標(biāo)文件。
　　（一）務(wù)必弄清招標(biāo)項目的服務(wù)內(nèi)容、范圍、定位、標(biāo)準(zhǔn)、報價及其要求，以及開定標(biāo)時間、投標(biāo)保證金、標(biāo)書格式、企業(yè)資質(zhì)證明等方面的要求，任何的疏忽和遺漏都將可能導(dǎo)致落標(biāo)，甚至直接成為廢標(biāo)。筆者參與的投標(biāo)中，見過不少企業(yè)因疏忽開標(biāo)時間而遲到、沒有帶企業(yè)資質(zhì)原件、保證金繳納的方式不符合要求而被當(dāng)場廢標(biāo)，悔恨不已，原因就在于沒有認(rèn)真地研究招標(biāo)書的要求。
　?。ǘ┳屑?xì)研究招標(biāo)項目的各項服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與要求，以便確定與之相適應(yīng)的服務(wù)方案。避免服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)過高報價偏高，或服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)偏低達(dá)不到招標(biāo)方的要求，或者服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)承諾過高而費用偏低管理難度大等現(xiàn)象，從而損害企業(yè)形象。
　　（三）特別注意招標(biāo)項目使用了哪些特殊的裝備，有何特別的服務(wù)要求，以便根據(jù)其技術(shù)難度和服務(wù)深度配置相應(yīng)的人員與技術(shù)措施，并核算其服務(wù)成本，以免漏計成本造成報價失誤。有些物業(yè)由于其特殊的地理環(huán)境和某些特殊功能，需要一些特殊服務(wù)，這些特殊服務(wù)很可能成為優(yōu)勢，甚至可能導(dǎo)致競標(biāo)過程中的“黑馬”出現(xiàn)，物業(yè)管理公司必須認(rèn)真對待，在分析中趨利避害。
（四）十分注意招標(biāo)書關(guān)于報價的要求，是單價還是合價？是年度報價還是月度報價？是包干制報價還是傭金制報價？是含稅價還是不含稅價等等；同時還要注意是無底價或是有底價招標(biāo)，以便采取相應(yīng)的報價策略。實踐中有許多企業(yè)對報價的要求理解不夠，結(jié)果報價五花八門甚至偏差甚遠(yuǎn)，導(dǎo)致因報價不符合要求而遭一票否決。
（五）留意物業(yè)招標(biāo)背景，有時招標(biāo)文件會由于招標(biāo)者的利益趨向而呈現(xiàn)出某種明顯偏向，這對于其他物業(yè)公司是極為不利的，因此在閱讀招標(biāo)書時，應(yīng)特別注意其中的一些特殊要求，這有利于作出優(yōu)劣勢判斷。這些細(xì)枝末節(jié)看似無關(guān)緊要，可一旦忽略，則有可能導(dǎo)致投標(biāo)失敗。
（六）對招標(biāo)文件中不清楚的問題，要一個一個列出書面清單，請招標(biāo)方予以說明與澄清，重大問題應(yīng)要求招標(biāo)方給予書面答復(fù)，直到弄清楚為止，萬不可憑借自己的經(jīng)驗進(jìn)行估測判斷。
二、現(xiàn)場考察及答疑
　　一個物業(yè)項目管理的委托范圍，涉及建筑本體、設(shè)備設(shè)施、環(huán)境配套等諸多因素，投標(biāo)企業(yè)除了仔細(xì)研究全面掌握招標(biāo)方提供的項目資料以外，還應(yīng)從以下幾個方面深入了解項目的基本情況：
　?。ㄒ唬╉椖康闹苓叚h(huán)境、平面布置、占地面積、出入口數(shù)量、各部分建筑的面積及使用功能、各樓層的面積等，以便采取相應(yīng)的安全防范措施。
（二）項目各部分公共設(shè)施、公共區(qū)域的面積、功能及使用要求，以便制訂適宜的保潔服務(wù)方案。
（三）項目公共設(shè)施中需要物業(yè)管理的諸如會議室、健身房、餐廳、演播廳等一一考察其面積和要求，以便采取合適的特約服務(wù)方案
　?。ㄋ模┚G地面積、綠化品種及喬木、灌木、草坪的數(shù)量與面積，公共部位需要租擺的面積，以便確定合適的養(yǎng)護和租擺方案。
（五）主要設(shè)備設(shè)施（如電梯、消防監(jiān)控、高低壓配電、給排水、空調(diào)通風(fēng)、照明網(wǎng)絡(luò)、噴泉水景、音響設(shè)備等）的品牌、型號及其它技術(shù)參數(shù)，以便制訂適宜的運行養(yǎng)護與維修方案。
（六）投標(biāo)企業(yè)必須投入足夠的人力物力對項目進(jìn)行實地考察，從項目的總體布局、出入口的位置到主要設(shè)備設(shè)施的考察，不僅要與招標(biāo)方溝通，有時往往還需要通過與施工單位接觸，盡可能地掌握現(xiàn)場第一手資料。在此基礎(chǔ)上，形成一套完整的項目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)書面資料，為下一步的方案制作、人員編制、設(shè)備配置，直到費用測算打下堅實的基礎(chǔ)。
（七）除了現(xiàn)場考察，招標(biāo)方一般都會安排時間對招標(biāo)文件進(jìn)行說明并給予投標(biāo)方提供答疑的機會，投標(biāo)企業(yè)一定要利用這個機會，弄清楚招標(biāo)文件的全部內(nèi)容與含義，請招標(biāo)方解答自己的疑難問題，應(yīng)注意：1）對招標(biāo)文件中招標(biāo)項目的內(nèi)容、范圍、要求不清楚的問題，應(yīng)提請招標(biāo)方予以說明，但不要提出任何修改標(biāo)書的要求；2）對招標(biāo)文件中相互矛盾之處，可請求招標(biāo)方說明，但不要提出修改技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；3）對招標(biāo)文件中出現(xiàn)對我方有利的矛盾或含糊不清的條款，不要提請解釋與澄清；4）應(yīng)注意不讓競爭對手從我方提問中窺探出我方投標(biāo)方案的思路與重要信息；5）要求招標(biāo)方對所有問題作出答復(fù)并發(fā)出書面文件。根據(jù)有關(guān)物業(yè)招投標(biāo)的規(guī)定，該文件是招標(biāo)文件的組成部分，與招標(biāo)文件具有同等法律效力。
三、業(yè)主構(gòu)成與開發(fā)商信譽調(diào)查
　　一個物業(yè)項目的管理成功，不僅需要物業(yè)公司的努力，在很大程度上更需要業(yè)主和開發(fā)商的配合和支持。否則，再完善的硬件設(shè)施，再好的服務(wù)愿望，也只能是剃頭挑子一頭熱。
　?。ㄒ唬┳鳛橥稑?biāo)企業(yè)，首先要對項目物業(yè)的業(yè)主構(gòu)成作一個基本的了解與分析，它包括業(yè)主的從業(yè)類型、文化層次、經(jīng)濟收入水平、購房價格及與周邊房價的比較。其中對明顯低于周邊房價的物業(yè)要深入了解其原因，慎重應(yīng)標(biāo)；對拆遷還建的物業(yè)，一般由于歷史遺留問題多，業(yè)主收入水平較低，住房面積偏小，往往收費困難，管理難度大；對于已經(jīng)有物業(yè)公司管理的項目另行招標(biāo)，更要多方面了解業(yè)主和原有物業(yè)管理公司情況，避免陷入不必要的糾紛之中。
（二）開發(fā)商實力、信譽與支付能力往往極大地影響房屋交付的質(zhì)量及“三包”服務(wù)水平。一旦房屋質(zhì)量出了問題，找誰來負(fù)責(zé)？許多居民的第一反應(yīng)是找小區(qū)物業(yè)。但事實上，許多房屋質(zhì)量問題，物業(yè)公司是無法直接解決的，他們往往只是站在第三方的立場上予以管理。在正常使用條件下，基礎(chǔ)設(shè)施工程、房屋建筑的地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程，為設(shè)計文件規(guī)定的該工程的合理使用年限；屋面防水工程、有防水要求的衛(wèi)生間、房間和外墻面的防滲漏，為5年；電氣管線、給排水管道、設(shè)備安裝和裝修工程,為2年；其他項目的保修期限由開發(fā)方與承包方約定。因此，居住房屋出現(xiàn)了質(zhì)量問題，根據(jù)房屋年齡的不同，物業(yè)公司的處理方式也不盡相同，業(yè)主家出現(xiàn)以上問題時，找物業(yè)進(jìn)行協(xié)調(diào)沒錯，但不應(yīng)該把責(zé)任推到物業(yè)公司頭上，物業(yè)公司不應(yīng)該成為開發(fā)商的替罪羊。所以，選擇信譽好、有支付能力的開發(fā)商，也為接管后的正常管理奠定基礎(chǔ)。
四、市場調(diào)查及競爭對手調(diào)查
　?。ㄒ唬┰谑袌鼋?jīng)濟環(huán)境下，投標(biāo)企業(yè)要參與競爭，就必須了解當(dāng)?shù)厥袌銮闆r。一般來說應(yīng)做好以下幾個方面的調(diào)查：
　　1.項目所在地的地質(zhì)資料、氣象資料、水文資料、自然災(zāi)害以及可能影響業(yè)主正常生活與工作的因素，以便對自然災(zāi)害和突發(fā)事件的發(fā)生可能性作出評估，這些條件也與接管后的服務(wù)密切相關(guān)。例如上海的氣候四季分明，晝夜溫差較大，春夏之交還有黃梅季節(jié)，因此這里的物業(yè)注重朝向、通風(fēng)和綠化，相應(yīng)其物業(yè)管理也更應(yīng)加強環(huán)境維護與季節(jié)更替時的服務(wù)。
　　2.當(dāng)?shù)氐姆?、法?guī)、區(qū)域文化、風(fēng)俗習(xí)慣。
　　3.道路交通、供水、供電、供氣、供暖、有線、照明設(shè)施及周邊的商業(yè)文體、醫(yī)療服務(wù)設(shè)施。
　4.當(dāng)?shù)氐南M水平與收入水平，尤其是不同類型物業(yè)的收費水平和物業(yè)管理從業(yè)人員的收入水平。深入的市場調(diào)查將為投標(biāo)企業(yè)的價格測算提供充分的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
?　(二)“知己知彼，方能百戰(zhàn)不殆”。在市場競爭越來越趨于白熱化的今天，投標(biāo)企業(yè)不但要練好內(nèi)功，還要研究對手，了解對手，方能在競爭中脫穎而出。因此，在項目的勘查中，投標(biāo)企業(yè)還應(yīng)了解并研究競爭對手的情況：
　　1.通過相關(guān)渠道了解可能參與競標(biāo)的潛在競爭對手名稱、屬地及與當(dāng)?shù)睾献鞴久Q。
　　2.通過物管協(xié)會或其他途徑了解競爭對手的資質(zhì)、規(guī)模、服務(wù)特色、優(yōu)勢項目及本地項目。
　　3.多渠道了解競爭對手的代表性樓盤的管理規(guī)模、人員編制、工資標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)效率、收費水平等。
　　5.模擬競爭對手對標(biāo)的項目可能采取的管理模式、服務(wù)特色、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、人員編制、裝備配置、工資標(biāo)準(zhǔn)等因素，評估其標(biāo)書特色及報價水平。
扎實的項目勘查工作是投標(biāo)成功的前提和保障，將會對接下來的標(biāo)書制作、費用測算，競標(biāo)的現(xiàn)場答辯和報價提供有力的支持與幫助，極大地提高投標(biāo)工作的效率，收到事半功倍的效果，從而為投標(biāo)成功打下堅實的基礎(chǔ)。