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物業(yè)管理投標運作之二：項目勘查

時間：2010.06.06 來源：市物協(xié)

開標就是開戰(zhàn)，物業(yè)管理企業(yè)購買了招標文件就等于獲得了入場卷，如何在競爭中打的更漂亮，脫穎而出一舉中標，有一句話說的好，機會總是留給有準備的人。做好充分的項目勘查工作，是投標勝出很重要的因素。物業(yè)公司成立投標小組要對招標文件進行詳細研究，對現(xiàn)場翔實考察和答疑，對業(yè)主構(gòu)成、開發(fā)商及競爭對手等進行調(diào)查，為投標書制作和報價編制奠定基礎(chǔ)，為企業(yè)投標決策提供科學依據(jù)。
一、?仔細研究招標文件
招標書好比宣戰(zhàn)書，是制作標書和投標活動的基本依據(jù)，對項目情況及投標的要求進行了詳細。因此，一定要認真研究招標書的每一個條款，按照標書要求準備資料，編制投標文件。
　?。ㄒ唬﹦?wù)必弄清招標項目的服務(wù)內(nèi)容、范圍、定位、標準、報價及其要求，以及開定標時間、投標保證金、標書格式、企業(yè)資質(zhì)證明等方面的要求，任何的疏忽和遺漏都將可能導致落標，甚至直接成為廢標。筆者參與的投標中，見過不少企業(yè)因疏忽開標時間而遲到、沒有帶企業(yè)資質(zhì)原件、保證金繳納的方式不符合要求而被當場廢標，悔恨不已，原因就在于沒有認真地研究招標書的要求。
　?。ǘ┳屑氀芯空袠隧椖康母黜椃?wù)標準與要求，以便確定與之相適應(yīng)的服務(wù)方案。避免服務(wù)標準過高報價偏高，或服務(wù)標準偏低達不到招標方的要求，或者服務(wù)標準承諾過高而費用偏低管理難度大等現(xiàn)象，從而損害企業(yè)形象。
　?。ㄈ┨貏e注意招標項目使用了哪些特殊的裝備，有何特別的服務(wù)要求，以便根據(jù)其技術(shù)難度和服務(wù)深度配置相應(yīng)的人員與技術(shù)措施，并核算其服務(wù)成本，以免漏計成本造成報價失誤。有些物業(yè)由于其特殊的地理環(huán)境和某些特殊功能，需要一些特殊服務(wù)，這些特殊服務(wù)很可能成為優(yōu)勢，甚至可能導致競標過程中的“黑馬”出現(xiàn)，物業(yè)管理公司必須認真對待，在分析中趨利避害。
（四）十分注意招標書關(guān)于報價的要求，是單價還是合價？是年度報價還是月度報價？是包干制報價還是傭金制報價？是含稅價還是不含稅價等等；同時還要注意是無底價或是有底價招標，以便采取相應(yīng)的報價策略。實踐中有許多企業(yè)對報價的要求理解不夠，結(jié)果報價五花八門甚至偏差甚遠，導致因報價不符合要求而遭一票否決。
（五）留意物業(yè)招標背景，有時招標文件會由于招標者的利益趨向而呈現(xiàn)出某種明顯偏向，這對于其他物業(yè)公司是極為不利的，因此在閱讀招標書時，應(yīng)特別注意其中的一些特殊要求，這有利于作出優(yōu)劣勢判斷。這些細枝末節(jié)看似無關(guān)緊要，可一旦忽略，則有可能導致投標失敗。
（六）對招標文件中不清楚的問題，要一個一個列出書面清單，請招標方予以說明與澄清，重大問題應(yīng)要求招標方給予書面答復，直到弄清楚為止，萬不可憑借自己的經(jīng)驗進行估測判斷。
二、現(xiàn)場考察及答疑
　　一個物業(yè)項目管理的委托范圍，涉及建筑本體、設(shè)備設(shè)施、環(huán)境配套等諸多因素，投標企業(yè)除了仔細研究全面掌握招標方提供的項目資料以外，還應(yīng)從以下幾個方面深入了解項目的基本情況：
　　（一）項目的周邊環(huán)境、平面布置、占地面積、出入口數(shù)量、各部分建筑的面積及使用功能、各樓層的面積等，以便采取相應(yīng)的安全防范措施。
（二）項目各部分公共設(shè)施、公共區(qū)域的面積、功能及使用要求，以便制訂適宜的保潔服務(wù)方案。
（三）項目公共設(shè)施中需要物業(yè)管理的諸如會議室、健身房、餐廳、演播廳等一一考察其面積和要求，以便采取合適的特約服務(wù)方案
　　（四）綠地面積、綠化品種及喬木、灌木、草坪的數(shù)量與面積，公共部位需要租擺的面積，以便確定合適的養(yǎng)護和租擺方案。
（五）主要設(shè)備設(shè)施（如電梯、消防監(jiān)控、高低壓配電、給排水、空調(diào)通風、照明網(wǎng)絡(luò)、噴泉水景、音響設(shè)備等）的品牌、型號及其它技術(shù)參數(shù)，以便制訂適宜的運行養(yǎng)護與維修方案。
（六）投標企業(yè)必須投入足夠的人力物力對項目進行實地考察，從項目的總體布局、出入口的位置到主要設(shè)備設(shè)施的考察，不僅要與招標方溝通，有時往往還需要通過與施工單位接觸，盡可能地掌握現(xiàn)場第一手資料。在此基礎(chǔ)上，形成一套完整的項目基礎(chǔ)數(shù)據(jù)書面資料，為下一步的方案制作、人員編制、設(shè)備配置，直到費用測算打下堅實的基礎(chǔ)。
（七）除了現(xiàn)場考察，招標方一般都會安排時間對招標文件進行說明并給予投標方提供答疑的機會，投標企業(yè)一定要利用這個機會，弄清楚招標文件的全部內(nèi)容與含義，請招標方解答自己的疑難問題，應(yīng)注意：1）對招標文件中招標項目的內(nèi)容、范圍、要求不清楚的問題，應(yīng)提請招標方予以說明，但不要提出任何修改標書的要求；2）對招標文件中相互矛盾之處，可請求招標方說明，但不要提出修改技術(shù)標準；3）對招標文件中出現(xiàn)對我方有利的矛盾或含糊不清的條款，不要提請解釋與澄清；4）應(yīng)注意不讓競爭對手從我方提問中窺探出我方投標方案的思路與重要信息；5）要求招標方對所有問題作出答復并發(fā)出書面文件。根據(jù)有關(guān)物業(yè)招投標的規(guī)定，該文件是招標文件的組成部分，與招標文件具有同等法律效力。
三、業(yè)主構(gòu)成與開發(fā)商信譽調(diào)查
　　一個物業(yè)項目的管理成功，不僅需要物業(yè)公司的努力，在很大程度上更需要業(yè)主和開發(fā)商的配合和支持。否則，再完善的硬件設(shè)施，再好的服務(wù)愿望，也只能是剃頭挑子一頭熱。
　?。ㄒ唬┳鳛橥稑似髽I(yè)，首先要對項目物業(yè)的業(yè)主構(gòu)成作一個基本的了解與分析，它包括業(yè)主的從業(yè)類型、文化層次、經(jīng)濟收入水平、購房價格及與周邊房價的比較。其中對明顯低于周邊房價的物業(yè)要深入了解其原因，慎重應(yīng)標；對拆遷還建的物業(yè)，一般由于歷史遺留問題多，業(yè)主收入水平較低，住房面積偏小，往往收費困難，管理難度大；對于已經(jīng)有物業(yè)公司管理的項目另行招標，更要多方面了解業(yè)主和原有物業(yè)管理公司情況，避免陷入不必要的糾紛之中。
（二）開發(fā)商實力、信譽與支付能力往往極大地影響房屋交付的質(zhì)量及“三包”服務(wù)水平。一旦房屋質(zhì)量出了問題，找誰來負責？許多居民的第一反應(yīng)是找小區(qū)物業(yè)。但事實上，許多房屋質(zhì)量問題，物業(yè)公司是無法直接解決的，他們往往只是站在第三方的立場上予以管理。在正常使用條件下，基礎(chǔ)設(shè)施工程、房屋建筑的地基基礎(chǔ)工程和主體結(jié)構(gòu)工程，為設(shè)計文件規(guī)定的該工程的合理使用年限；屋面防水工程、有防水要求的衛(wèi)生間、房間和外墻面的防滲漏，為5年；電氣管線、給排水管道、設(shè)備安裝和裝修工程,為2年；其他項目的保修期限由開發(fā)方與承包方約定。因此，居住房屋出現(xiàn)了質(zhì)量問題，根據(jù)房屋年齡的不同，物業(yè)公司的處理方式也不盡相同，業(yè)主家出現(xiàn)以上問題時，找物業(yè)進行協(xié)調(diào)沒錯，但不應(yīng)該把責任推到物業(yè)公司頭上，物業(yè)公司不應(yīng)該成為開發(fā)商的替罪羊。所以，選擇信譽好、有支付能力的開發(fā)商，也為接管后的正常管理奠定基礎(chǔ)。
四、市場調(diào)查及競爭對手調(diào)查
　?。ㄒ唬┰谑袌鼋?jīng)濟環(huán)境下，投標企業(yè)要參與競爭，就必須了解當?shù)厥袌銮闆r。一般來說應(yīng)做好以下幾個方面的調(diào)查：
　　1.項目所在地的地質(zhì)資料、氣象資料、水文資料、自然災害以及可能影響業(yè)主正常生活與工作的因素，以便對自然災害和突發(fā)事件的發(fā)生可能性作出評估，這些條件也與接管后的服務(wù)密切相關(guān)。例如上海的氣候四季分明，晝夜溫差較大，春夏之交還有黃梅季節(jié)，因此這里的物業(yè)注重朝向、通風和綠化，相應(yīng)其物業(yè)管理也更應(yīng)加強環(huán)境維護與季節(jié)更替時的服務(wù)。
　　2.當?shù)氐姆?、法?guī)、區(qū)域文化、風俗習慣。
　　3.道路交通、供水、供電、供氣、供暖、有線、照明設(shè)施及周邊的商業(yè)文體、醫(yī)療服務(wù)設(shè)施。
　4.當?shù)氐南M水平與收入水平，尤其是不同類型物業(yè)的收費水平和物業(yè)管理從業(yè)人員的收入水平。深入的市場調(diào)查將為投標企業(yè)的價格測算提供充分的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
?　(二)“知己知彼，方能百戰(zhàn)不殆”。在市場競爭越來越趨于白熱化的今天，投標企業(yè)不但要練好內(nèi)功，還要研究對手，了解對手，方能在競爭中脫穎而出。因此，在項目的勘查中，投標企業(yè)還應(yīng)了解并研究競爭對手的情況：
　　1.通過相關(guān)渠道了解可能參與競標的潛在競爭對手名稱、屬地及與當?shù)睾献鞴久Q。
　　2.通過物管協(xié)會或其他途徑了解競爭對手的資質(zhì)、規(guī)模、服務(wù)特色、優(yōu)勢項目及本地項目。
　　3.多渠道了解競爭對手的代表性樓盤的管理規(guī)模、人員編制、工資標準、服務(wù)效率、收費水平等。
　　5.模擬競爭對手對標的項目可能采取的管理模式、服務(wù)特色、服務(wù)標準、人員編制、裝備配置、工資標準等因素，評估其標書特色及報價水平。
扎實的項目勘查工作是投標成功的前提和保障，將會對接下來的標書制作、費用測算，競標的現(xiàn)場答辯和報價提供有力的支持與幫助，極大地提高投標工作的效率，收到事半功倍的效果，從而為投標成功打下堅實的基礎(chǔ)。