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淺談辦公樓物業(yè)的軼序維護(hù)管理

時間：2010.06.06 來源：市物協(xié)

保安是現(xiàn)代物業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)之一，在物業(yè)管理企業(yè)中，保安員既是社區(qū)安全保障體系的第一道防線，也是社區(qū)安全保障體系的主力軍，一個穩(wěn)定、高效、文明的保安隊伍，是社區(qū)得以長治久安的基礎(chǔ)，據(jù)業(yè)內(nèi)調(diào)查，業(yè)主最關(guān)心的問題也是安全。筆者2001年大學(xué)畢業(yè)后一直從事物業(yè)管理工作，從2003年起負(fù)責(zé)管理公司承接的辦公樓物業(yè)，所管大廈的物業(yè)管理一直穩(wěn)中有升，各項工作均受到業(yè)主的好評。特別是大廈的保安隊，因為他們的精干高效，使大廈無安全事故發(fā)生。筆者結(jié)合這幾年所管辦公大廈的工作實(shí)際，講一講保安管理方面的一些措施、做法，具體說來，大廈的保安管理主要包括以下內(nèi)容：
一、保安崗位設(shè)置必須機(jī)動靈活、合理有效。
大廈交付使用后，保安部面臨的首要問題就是如何合理有效地進(jìn)行崗位設(shè)置。雖然物業(yè)公司在參與競標(biāo)時已經(jīng)根據(jù)現(xiàn)場考察確定了保安部的組織架構(gòu)，但真正接管入住開展工作后往往發(fā)現(xiàn)保安員的崗位布置有出入，存在不合理因素或者有漏崗現(xiàn)象，因此必須根據(jù)實(shí)際工作特點(diǎn)進(jìn)行重新布崗，確保各崗位管理輻射區(qū)域相聯(lián)接，一般而言，保安員崗位布置要根據(jù)以下特點(diǎn)：
1、接管物業(yè)的建筑特點(diǎn)。管理處根據(jù)接管物業(yè)的日常主要出入口、大廳、停車場、監(jiān)控室等進(jìn)行定點(diǎn)崗位的設(shè)置，這也是崗位設(shè)置最主要的依據(jù)。
2、業(yè)主的作息時間。由于是辦公樓物業(yè)，下午業(yè)主下班后，樓內(nèi)幾乎沒有活動的人群，在適當(dāng)關(guān)閉部分出入口后，需要及時調(diào)整保安員的崗位，增加樓內(nèi)外巡邏崗。
3、業(yè)主的要求。在保安日常工作中，業(yè)主的合理要求也要慎重考慮。比如大廈入住后，剛開始地下停車場車輛屬于自由進(jìn)出狀況，只要是大廈的車輛都可以停放，可是一段時間過后，卻發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有領(lǐng)導(dǎo)的車輛沒有車位停放，針對這個問題，和管理處對口協(xié)調(diào)的行政管理局發(fā)放了出入證，規(guī)定了進(jìn)入地下停車場的車牌號，并要求管理處保安嚴(yán)格控制，在這種情況下，管理處及時對白班、中班的保安崗位進(jìn)行了調(diào)整，增加了停車場入口處崗位。
二、保安員的培訓(xùn)工作需因人而異，常抓不懈。
保安的培訓(xùn)工作貫穿于日常工作，根據(jù)每周培訓(xùn)計劃，每天上、下午各一小時進(jìn)行固定訓(xùn)練，保證日常工作的需要及應(yīng)對突發(fā)事件。保安隊伍的培訓(xùn)也要根據(jù)員工隊伍的變化而變化，現(xiàn)在物業(yè)公司大多面臨的一個重要問題是“保安荒”，保安員流動性大是管理處比較頭痛的事情，2004年以前管理處的保安隊伍是以年輕隊員為主，整體隊伍實(shí)行準(zhǔn)軍事化培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式。而現(xiàn)在保安隊員的年齡越來越大，相應(yīng)的培訓(xùn)形式和內(nèi)容也發(fā)生了變化，現(xiàn)在培訓(xùn)主要的是以消防、車輛指揮和處理問題能力為主。
新隊員的上崗培訓(xùn)是一項培訓(xùn)重點(diǎn)，由于現(xiàn)在一般的管理處保安都存在不滿編的情況，因此，對于新來的隊員采取邊上崗邊培訓(xùn)方式，這就要求帶班班長把新隊員的管理放在心上，必須拿出三到五天的時間重點(diǎn)放在新隊員身上，包括該隊員崗位的工作特點(diǎn)，現(xiàn)場的車輛指揮動作，重要領(lǐng)導(dǎo)的車牌號，如何與業(yè)主溝通，如何與其它崗位的隊員進(jìn)行溝通，遇到不配合的業(yè)主如何做等等，都要在現(xiàn)場一一給新隊員講解示范。如果把新隊員扔在一邊不管不問，工作中遇到的挫折和困難，很可能挫傷隊員工作積極性，損失一名員工。
三、穩(wěn)定員工隊伍，豐富員工生活。
保安隊伍往往占了管理處整體員工的三分之一還多，因此員工隊伍的穩(wěn)定對整個管理處的工作至關(guān)重要。現(xiàn)在的年輕人覺得從事保安工作，收入低，得不到別人的尊重，甚至?xí)艿讲糠謽I(yè)主的鄙視、辱罵，所以有強(qiáng)烈的自卑感，他們往往為生計所迫，把保安工作當(dāng)作一個過渡職業(yè)，一旦稍好一點(diǎn)就跳槽，所以保安隊伍整體流動性非常大。如何使隊伍穩(wěn)定是保安工作的重要一環(huán)。我們的做法是：
1、消除彼此心理隔閡，一個眼神，一句問候都能很自然地拉近彼此之間的距離，讓每一個隊員體會到這個團(tuán)隊的溫馨。比如說對待新來的隊員，一定要關(guān)心他，組織一個班會，讓大家作個自我介紹，這樣就會很快的拉近新老隊員的距離，讓他感受到這個隊伍號召力和感染力，使他愿意在這個集體中工作。
2、尊重保安員的勞動成果。由于保安員普遍學(xué)歷不高、工作經(jīng)驗不足等原因，工作難以一下子讓人滿意，甚至有的新隊員連簡單的表格記錄都不清楚，出現(xiàn)這種情況，如果主管或者班長能夠心平氣和地指出其處理這件事情的問題，幫助他不斷提高，尊重他的勞動成果，相信他會比以往更加努力的工作。
3、提供充分的后勤保障，關(guān)心隊員的生活。除日常的辦公用品外，還要考慮雨雪天值勤用具、夜間值班防寒照明、三餐伙食質(zhì)量等，以及保安隊員在工作中遇到需要管理處改進(jìn)的地方，時刻關(guān)心隊員的思想動態(tài)、居住環(huán)境等，為隊員排憂解難。
4、盡量使隊員的日常生活更加豐富多彩，多組織一些團(tuán)隊性的比賽，如籃球、撲克、象棋、乒乓球、卡拉OK之類的活動。管理處曾經(jīng)利用周末時間，組織員工開展近郊一日游活動，外地的員工開展“給家寫一封信、寄一張照片”活動，管理處訂閱《讀者》《人民公安》等刊物，建立了管理處小圖書館，宿舍配備了電視、音響、羽毛球、排球等用品，豐富充實(shí)了他們的業(yè)余生活，讓隊員們真真切切的感受到家的溫暖。
四、時刻將安全放在日常工作的首位
保安員大量的工作都是繁瑣而細(xì)小甚至是重復(fù)的，可就這些平凡瑣碎的工作卻為業(yè)主的生命和財產(chǎn)安全保駕護(hù)航。保安員在值勤中作了大量的保證安全方面的工作：
1、車輛管理細(xì)致嚴(yán)格。從業(yè)主一入住開始，管理處就要求保安隊員在值班過程中，對每一輛車進(jìn)行細(xì)致嚴(yán)格的檢查，車門、后備箱等一處不漏，一旦發(fā)現(xiàn)未鎖或未關(guān)閉車門的車輛，及時通知班長聯(lián)系車主，進(jìn)行處理，有好多次隊員檢查過程中，發(fā)現(xiàn)有未拔鑰匙、車內(nèi)放有現(xiàn)金、手提電腦等貴重物品的車輛，都及時通知車主進(jìn)行處理，避免了財物的損失。同時，還要求隊員查看車身是否有刮蹭，車燈等部位有無破損，并做好詳細(xì)地記錄，避免了因為車輛問題和業(yè)主發(fā)生糾紛。
2、崗位聯(lián)動，全面巡視。隊員對整個物業(yè)管理區(qū)域了若執(zhí)掌，不但清楚自己崗位職責(zé)區(qū)域，還需要了解其他崗上隊員的工作區(qū)域職責(zé)，各崗位互相協(xié)助，及時掌握進(jìn)入大廈內(nèi)的人員情況。比如門崗發(fā)現(xiàn)有可疑人員或者車輛但不是很確定，這是他及時通知東崗、樓內(nèi)巡邏崗和樓后崗進(jìn)行查看，核實(shí)真實(shí)情況。業(yè)主下班后，中班班長帶領(lǐng)隊員對所有樓層的房門檢查一遍，對于不鎖房門進(jìn)行上鎖并登記，在第二天告知該部門領(lǐng)導(dǎo)。夜班接崗后由班長帶領(lǐng)隊員對所有洗手間、樓道、設(shè)備間、停車場等容易藏人的部位進(jìn)行巡視檢查，確保無安全隱患。
3、加強(qiáng)班后人員和車輛管理。每天下班后、周末和節(jié)假日期間，門崗對所有進(jìn)出大廈的車輛和人員都進(jìn)行登記，并且在大廳專門設(shè)崗，做好來訪人員的登記。比如對于車輛除區(qū)級領(lǐng)導(dǎo)車輛外，凡進(jìn)入大廈的車輛及人員，必須登記車牌號碼、駕駛員簽名；無進(jìn)入記錄的車輛，在出大門崗時，必須檢查駕駛員行車證或駕駛證，并登記證件號碼方可放行。
4、大廈內(nèi)物品放行必須有出門證，出門證由部門蓋章才能生效，單憑簽字保安一律不認(rèn)可，比如前段時間各部門搞支持新農(nóng)村活動，大量往外運(yùn)送辦公桌椅等物品，都自覺開出門證蓋章。另外，在長假來臨前，管理處都要給各辦公部門下發(fā)通知，要求提高安全防范意識，加強(qiáng)安全部位的檢查，比如檔案室、計算機(jī)房、倉庫、圖書館等，落實(shí)安全管理制度，不得私拉亂建等等，發(fā)動一切力量，時刻將安全工作放在首位。
五、全員協(xié)防建立起另一道安全防線
保安員在巡邏時，他不僅僅對物業(yè)區(qū)域的安全防范負(fù)責(zé)，還對實(shí)現(xiàn)公司的各項服務(wù)承諾負(fù)責(zé)，如遇業(yè)主有需要幫助時，他必須按照公司的要求提供服務(wù)，如在巡邏中發(fā)現(xiàn)安全防范以外的物業(yè)維修保養(yǎng)問題或清潔綠化問題，都應(yīng)迅速采取措施。同樣，保潔員、維修工、管理人員也都擔(dān)負(fù)著同樣的職責(zé)，不光關(guān)注本職工作，對涉及物業(yè)管理的每項服務(wù)，所有人員都有責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行解決。在安全保衛(wèi)上，管理處要求其他員工亦應(yīng)擔(dān)負(fù)起安全管理和防范的義務(wù)，建立起“快速反應(yīng)，快速支援”體系。比如我們的保潔員他所負(fù)責(zé)的區(qū)域是相對固定的，工作一段時間后，和業(yè)主也比較熟悉，因此對于陌生人員更容易分辨，發(fā)現(xiàn)可疑人員及時通知管理處保安前去處理，為大廈建立起另一道安全防線。
保安的工作一直是管理處最放心的環(huán)節(jié)，無論是保安隊長還是保安班長，在日常工作中都表現(xiàn)出良好的敬業(yè)精神和思維敏捷的工作頭腦。從大廈交接到現(xiàn)在，每天幾百輛的車輛指揮和檢查，確保車輛的停放安全；每天夜間巡視發(fā)現(xiàn)的房門車門不鎖的，都會在第二天通知和提醒業(yè)主；每天幾百上千字的巡視記錄從來沒有間斷，成為應(yīng)對突發(fā)事件重要的原始資料，保安隊員總是勇敢、細(xì)致的處理每一個細(xì)節(jié)，很好的完成大廈的安全保衛(wèi)工作。